Menjadi HRD, kadang menjadi momok di suatu perusahaan. Sudah rahasia umum bahwa HRD kadang dianggap sebagai teman, ataupun lawan oleh para pekerja teknis. Tiap hari para HRD pun harus berurusan dengan keluhan para pekerja, baik itu masalah gaji, cuti, lembur maupun menulis pajak penghasilan para pegawai. Belum lagi kalau anda HRD yang bertugas mengontrol keluar masuknya barang, bila anda salah sedikit bisa diomelin atasan.
Mungkin tidak banyak yang tahu, tapi sebenarnya HRD ini sendiri terbagi menjadi beberapa utama (dikutip dari web blogging), yaitu Human Resources of Development Manager (mengevaluasi anggaran perusahaan dan pengawasan SDM), Human Resources of Development Recruitment (bertugas merekrut pegawai baru), General Affair Supervisor (menyiapkan sarana prasarana kantor serta menentukan vendor), Non Material Warehouse Staff (menghitung keluar masuknya barang keperluan kantor), Compensation and Benefit Supervisor (merawat fasilitas perusahaan dan melakukan payroll dengan data yang benar), Payroll Staff (membantu pekerjaan HRD administrasi seperti penggajian, pengarsipan maupun cuti), Welfare Staff (mengurusi pensiun pekerja dan memeriksa izin/sakit karyawan), dan Training and Development Supervisor (memberikan training kepada pegawai dan mengembangkan kompetensi pegawai).
Melihat betapa banyaknya divisi dari HRD di atas, tentu kita sadar, betapa krusialnya posisi HRD dan betapa pentingnya posisi ini. Ibarat kata HRD adalah jantungnya perusahaan, jadi pola pikir bahwa pegawai teknis lebih penting daripada HRD haruslah dihilangkan melihat betapa berjuangnya para HRD terhadap hak para karyawan. Apalagi bila anda HRD di perusahaan kecil, terkadang anda harus mem-backup berbagai pekerjaan. Sebagai pegawai yang menerima gaji setiap bulan, tentu yang paling kita lihat adalah bagian payroll. Berikut adalah tugas dari payroll staff menurut tulisan dari Ari Handayani.
- Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporan-laporannya.
- Melakukan proses pengambilan “Day Off Payment”, tukar “Day Off” dan tukar shift karyawan.
- Melakukan perhitungan “meal coupon” karyawan.
- Membantu HRD (Human Resources of Development) Administrator dalam pengarsipan dan pembuatan surat-surat.
Tidak jarang terjadi beberapa ‘kesialan’ yang menimpa payroll staff, seperti contohnya salah mentransfer uang gaji ataupun salah menghitung uang lembur. Belum lagi apabila harus mengurusi pajak pegawai, bila anda melakukannya dengan manual dan SDM terbatas, besar kemungkinan kesalahan kesalahan kecil terjadi. Kesalahan ‘kecil’ yang pasti akan dicecar oleh pegawai yang merasa dirugikan. Itulah alasan mengapa rata rata HRD payroll memiliki kemampuan microsoft excel yang luar biasa. Atau untuk mengakomodir kecepatan pengerjaan, mereka menggunakan software payroll.
Pengarsipan yang dasar pun kadang menjadi momok. Terkadang pihak atasan suka tiba tiba meminta data curicullum vitae pegawai tertentu, dan tentu akan repot sekali bila kita harus membongkar tumpukan arsip pegawai. Pegawai pun terkadang suka tiba tiba meminta slip gaji tiba tiba dengan alasan tertentu. Apalagi pada HRD di perusahaan kecil, yang terkadang merangkap banyak jobdesk, hal ini tentu memusingkan anda karena berhubungan dengan hajat hidup pegawai.
Oleh karena itu, HRD dituntut memiliki sifat sabar dalam menjelaskan kepada pegawai. Sebagai contoh, saat ada pegawai yang meminta rincian kenapa gajinya dipotong atau kenapa gajinya naik tiba -tiba, bisa anda jabarkan pelan pelan alasannya, misalnya akibat performance pekerjaan yang buruk dll. Hal seperti ini juga sebaiknya dirincikan di slip gaji. Oleh karena itu, HRD perlu memiliki kemampuan mengarsipkan dokumen dengan rapi dan ketelitian dalam berhitung. Bila anda merasa kerepotan untuk mengurusi semuanya, anda bisa menggunakan software payroll terbaik yang akan sangat membantu anda. Software payroll yang baik adalah yang mudah digunakan dan menghasilkan output yang rapi dan jelas. Jangan lupa mengecek kembali hasil output dari software payroll secara cepat agar hasilnya lebih valid.
referensi :
http://blogging.co.id/tugas-hrd
